Vivemos uma época em que a informação se tornou um dos ativos mais valiosos da sociedade. Nunca houve tanta tecnologia disponível, tantos recursos para automatizar tarefas e tantas ferramentas capazes de proporcionar segurança, agilidade e confiabilidade. Ainda assim, basta observar a rotina de muitas pessoas e empresas para perceber que uma parcela significativa da população continua presa a hábitos que pertencem a uma realidade muito diferente da atual.
No cotidiano das pessoas, a correria constante faz com que a pressa se transforme em uma das maiores inimigas da segurança digital. Mensagens chegam a todo momento, vídeos são compartilhados em velocidade impressionante, promoções aparecem nas redes sociais e links são recebidos por WhatsApp, e-mail ou SMS sem que exista uma preocupação mínima em verificar a procedência. A emoção frequentemente substitui a razão. O medo, a curiosidade, a sensação de urgência ou a promessa de uma vantagem irresistível acabam levando milhares de brasileiros a clicarem primeiro e pensarem depois.
Os números mostram que essa realidade está longe de ser um exagero. Segundo dados da Federação Brasileira de Bancos, mais de 500 mil ocorrências de golpes foram registradas em apenas um ano, com destaque para fraudes pelo WhatsApp, falsas vendas e falsas centrais de atendimento. O prejuízo financeiro provocado por golpes no setor bancário ultrapassou os dez bilhões de reais, demonstrando que os criminosos digitais descobriram algo simples: é mais fácil explorar a falta de atenção das pessoas do que enfrentar os sistemas de segurança das instituições financeiras.
Os ataques deixaram de ser amadores. A engenharia social evoluiu. Hoje, os criminosos utilizam inteligência artificial, simulam empresas conhecidas, reproduzem páginas praticamente idênticas às originais e manipulam emoções humanas para induzir as vítimas ao erro. Não é por acaso que o estelionato eletrônico vem crescendo ano após ano no Brasil. Em 2024, mais de 281 mil ocorrências foram registradas, representando um aumento em relação ao ano anterior.
Paradoxalmente, enquanto a sociedade está cercada por tecnologia, muitas pessoas ainda organizam informações importantes de maneira fragmentada. Senhas anotadas em papéis, compromissos espalhados em cadernos, blocos de notas, agendas, aplicativos diferentes e até pedaços de papel colados em monitores fazem parte da rotina de milhares de brasileiros. Em muitos casos, o tempo perdido procurando uma informação é maior do que o tempo necessário para executar a própria tarefa. O problema não está em utilizar um papel eventualmente, mas em depender de métodos que dificultam a localização rápida, favorecem esquecimentos e aumentam as chances de perda de informações relevantes.
Nas empresas, essa realidade assume proporções ainda maiores. Em pleno século XXI, muitos gestores continuam enxergando investimento em tecnologia como despesa e não como ferramenta de redução de custos. O valor de aquisição de um software frequentemente se torna o principal, e às vezes único, critério de decisão. Pouco se discute sobre o custo invisível gerado por processos manuais, retrabalho, perda de produtividade, demora na obtenção de informações, falhas humanas, documentos desatualizados e desperdício de horas de trabalho de profissionais qualificados.
Existe uma falsa economia que, na prática, acaba se transformando em prejuízo permanente. Um colaborador que precisa alimentar várias planilhas diferentes, copiar informações entre documentos, procurar arquivos espalhados em pastas distintas e conferir manualmente dados que poderiam ser processados automaticamente representa um custo contínuo para a organização. O salário pago por essas horas improdutivas muitas vezes supera, em poucos meses, o valor de sistemas capazes de eliminar boa parte dessas tarefas repetitivas.
Mesmo organizações que possuem certificações ou seguem princípios da qualidade ainda mantêm controles críticos baseados em planilhas eletrônicas, documentos de texto e arquivos independentes que não se comunicam entre si. Embora ferramentas como Excel e Word sejam extremamente úteis, elas jamais foram concebidas para substituir sistemas de gestão integrados. Quando utilizadas como núcleo do controle corporativo, acabam criando ambientes vulneráveis a versões duplicadas, exclusão acidental de informações, ausência de rastreabilidade e dependência excessiva do conhecimento individual de determinadas pessoas.
Sob a ótica da ISO 9001, a informação documentada, a rastreabilidade dos processos e a busca pela melhoria contínua são elementos fundamentais. Entretanto, em inúmeras empresas, auditorias ainda se transformam em verdadeiras operações de guerra, nas quais documentos precisam ser procurados às pressas, planilhas são atualizadas de última hora e informações espalhadas entre setores precisam ser reunidas manualmente. Em vez de dedicar energia à análise de resultados e ao aperfeiçoamento dos processos, as equipes gastam tempo tentando localizar dados que deveriam estar disponíveis em poucos segundos.
Outro problema pouco percebido é a dependência criada em torno de pessoas específicas. Quando o controle está baseado em arquivos individuais, conhecimento informal e procedimentos não centralizados, basta que um funcionário se desligue da empresa, entre em férias ou se ausente por algum motivo para que processos inteiros sejam comprometidos. O conhecimento deixa de pertencer à organização e passa a pertencer ao indivíduo. Isso representa um risco operacional que raramente aparece nas planilhas financeiras, mas que pode gerar prejuízos consideráveis.
Curiosamente, muitos gestores aceitam com naturalidade pagar mensalmente por desperdícios invisíveis, mas demonstram resistência diante de investimentos que oferecem retorno em produtividade, segurança e confiabilidade. Esquecem que tempo também é dinheiro e que o custo de um erro pode ser infinitamente maior do que o valor de uma solução tecnológica adequada.
A tecnologia, entretanto, não deve ser vista como solução mágica ou como substituta do bom senso. O problema não está na ausência de recursos, mas na forma como eles são utilizados. Sistemas centralizados, automação de processos, armazenamento seguro das informações, controles integrados e políticas de segurança digital não eliminam a necessidade da atenção humana. Pelo contrário. Eles funcionam como aliados capazes de reduzir falhas, acelerar tarefas e proporcionar informações mais confiáveis para a tomada de decisão.
Da mesma forma, o comportamento das pessoas continua sendo um dos principais fatores de proteção. Desconfiar de mensagens alarmantes, verificar a origem de links, confirmar informações em canais oficiais, evitar decisões impulsivas e cultivar uma postura mais crítica diante do conteúdo que circula nas redes sociais representam atitudes simples, mas extremamente eficazes. Em uma era em que os golpes exploram emoções, a cautela passou a ser uma das competências mais valiosas.
Talvez o maior paradoxo do nosso tempo seja justamente este: nunca tivemos tantos recursos para simplificar a vida e, ao mesmo tempo, tantas pessoas e organizações continuam criando dificuldades que poderiam ser eliminadas. O resultado é uma rotina mais lenta, mais sujeita a erros, mais vulnerável a fraudes e, ironicamente, mais cara.
Investir em tecnologia de forma consciente não significa substituir pessoas, abandonar completamente métodos tradicionais ou seguir modismos. Significa permitir que profissionais utilizem seu tempo para atividades que realmente agregam valor. Significa transformar informação em conhecimento, conhecimento em decisões e decisões em resultados. Significa reduzir custos por meio da eficiência e não pela economia aparente.
No fim das contas, a verdadeira questão talvez não seja quanto custa investir em organização, segurança e tecnologia. A pergunta mais importante é quanto custa continuar fazendo tudo da mesma forma enquanto o mundo muda ao redor. Porque, em muitos casos, o cenário que se apresenta não é a falta de recursos modernos, mas a insistência em administrar os desafios do presente com práticas herdadas do passado.
Luis Herrera
Sócio-Diretor da HC Consultoria Empresarial
www.hcconsultoria.com.br
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