Porque usar Software de Gestão Normativa?

A resposta certamente listaria “n” motivos da necessidade de um ERP e em sua maioria, seriam os mesmos motivos para explicar a necessidade de um software especializado em sistemas normativos.

Contudo, é bom ressaltar que este tipo de software não se aplica apenas às empresas certificadas e sim a todas, pois se trata de uma ferramenta de gestão muito eficaz, que visa auxiliar na melhoria contínua dos processos, a fácil quantificação de diversos dados, a identificação de problemas, bem como se tornando uma grande aliada do RH já que permite: programação de treinamentos; notificação dos treinamentos recorrentes; autotreinamentos nas revisões de documentos; disseminação de conhecimentos e avaliação de desempenho, seja chefe / subordinado ou a mais eficiente atualmente chamada Modelo 360 graus. Hoje estas avaliações podem ser realizadas em um único dia, graças a códigos de automatização altamente especializados, gerando alto nível de eficácia nas empresas.

• Praticidade - Todos os dados estão reunidos em um só lugar e relacionados na medida do possível.
  


• Agilidade - Rapidamente você pode acessar qualquer informação do sistema, sem a necessidade de recorrer a mais de uma pessoa, aplicativo ou procurando em que micro ou pasta está armazenada.


• Segurança - Estes softwares garantem que os dados não se percam acidentalmente, seja pela formatação de um micro, usuário deletando pasta ou arquivos, entre outros.


• Confiabilidade - Os dados são geridos por algoritmos que organizam, contabilizam e os exibem com uma precisão sem comparação ao mesmo serviço executado manual por um colaborador. Além disso, não corremos o risco de cálculos errados ou esquecimento de algum documento dentro de uma gaveta ou tramitando sem controle.


• Organização - Os dados são agrupados por módulos com fácil localização, relacionamento e acesso.


• Compartilhamento - De modo geral, possuem acesso protegido por senhas e configuração de perfis por usuário, mecanismos para envio de notificações das pendências por email e imprimem relatórios formatados com as informações pertinentes.


• Descentralização - Suas rotinas fazem com que todos os colaboradores sejam envolvidos nos processos, desburocratizando e liberando estes colaboradores para suas reais tarefas, reduzindo consideravelmente o tempo gasto com a implantação e manutenções normativas. Desta forma, cada colaborador executa apenas a parte pertinente a sua alçada.


• Controles Eficientes - Por possuir vários controles, notificações e rotinas específicas de gestão, fica muito mais fácil saber o que cobrar e de quem cobrar, pois há diversos relatórios para estes fins.


• Backup Simplificado - Todos os softwares dessa categoria utilizam bancos de dados para armazenamento, o que simplifica e agiliza as cópias de segurança pelo TI, pois os dados estão todos reunidos em um único local, salvo os documentos eletrônicos eventualmente vinculados em pastas do servidor, mas isso também pode ser automatizado e contemplado na política de backup da empresa. A excessão está em ferramentas na web / nuvem, pois o backup fica a cargo do desenvolvedor do sistema e que pode cobrar a parte por esse serviço, o que muitas vezes passa despercebido pelo cliente e esse serviço não é contratado, seja na íntegra em na periodicidade necessária.


• Atualizações e Novas Funcionalidades - Os softwares, com muito tempo de mercado e desenvolvidos por empresas responsáveis, em sua maioria possuem atualizações frequentes, oferecendo correção rápida de bugs, melhorias das funcionalidades e novos recursos/módulos. O HCSGI v.7, por exemplo, possui em média 02 atualizações mensais. Citamos o HCSGI por sermos os desenvolvedores e também porque já foi auditado por inúmeros organismos de certificação e porque ele possui todos os benefícios que citamos neste artigo.

Em outras palavras, podemos dizer que um software especializado em sistemas normativos reduz o tempo gasto de seus usuários, aumenta a produtividade da equipe, oferece mais confiabilidade dos dados exibidos e agilidade na identificação de problemas, possibilitando soluções eficazes bem como pode oferecer recursos valiosos ao RH.

Para aqueles que ainda tenham dúvidas, imagine um cenário sem esses softwares:

• Sem Praticidade - Cada conjunto de dados estará em arquivos separados e até em aplicativos diferentes, em muitos casos dificultando seu relacionamento com um aumento significativo de trabalho manual ou até mesmo impossibilitando esta associação.


• Falta de Agilidade - Você teria de acessar os dados em diferentes locais e até mesmo sob a guarde de diferentes pessoas, onde poderia surgir casos de incapacidade no acesso em função da ausência de certo funcionário ou falta de um certo aplicativo no micro de quem precisa da informação.


• Falta de Segurança - Pode ocorrer a perda acidental de dados pela imperícia de um usuário ou falha de um determinado micro.


• Confiabilidade Duvidosa - Os dados podem ser calculados erroneamente pelo usuário, haver a perda de relatórios, documentos ou até mesmo de estarem em trânsito no momento de sua necessidade.


• Dificuldade no Campartilhamento - Não existe um sistema integrado de notificações, sendo geralmente usado o telefone, mensagens de texto que podem ser apagadas por engano dificultando sua utilização, confirmação e rastreabilidade.


• Centralização - Geralmente ocorre a centralização de tarefas, pois cada controle pode ser de responsabilidade e também gerenciado por uma única pessoa, atrapalhando a integração e o comprometimento entre equipes.


• Controles Ineficientes - Em decorrencia dos controles estarem fragmentados, tanto entre os usuários como em micros e até mesmo em aplicativos, a gestão se torna complexa e muito confusa, dificultando a obtenção rápida e confiável das informações. Além disso, estas rotinas são criadas por pessoas que possuem visão limitada apenas as suas ações em cada etapa de um processo, possuam pouco conhecimento de informática para criar algo mais elaborado, prático e realmente útil. Também é preciso salientar que dificilmente haverá inovações, pois este não é o foco dos colaboradores e sim as funções para as quais foram contratados e muito menos saber o que há de novo nas normas.


• Backup Complicado - O TI precisará de muito empenho para tentar organizar essa “colcha de retalhos” dos dados, pois integrar um backup pulverizado não é tarefa fácil e muitas vezes impossível. Para quem pensa que basta salvar tudo em uma pasta do servidor, na prática isso não ocorre tão bem assim, sempre há arquivos sigilosos, os que esquecem de postar no servidor, por ser mais rápido trabalhar localmente.  e principalmente uma fragilidade na segurança de rede/servidor, pois permitir que todos tenham acesso as pastas do servidor é muito complicado.
  
  
• Falta de Segurança - Publicar arquivos e acessá-los no servidor cria fragilidade na segurança de rede/servidor, pois permitir que todos tenham acesso as pastas e as vezes a arquivos indevidos, pois exigirá muito trabalho do TI em coordenar permissões específicas a cada usuário/pasta, bem como gerenciar a troca frequente de colaboradores em muitos casos.


• Difícil Atualização ou Implementação - Isso demanda tempo e muito conhecimento técnico, o que geralmente não ocorre no “caos” deste cenário, visto os colaboradores estarem sobrecarregados com mais trabalho nesses controles do que seria necessário.

Finalizando posso afirmar que utilizar um software de reputação e qualidade comprovadas, garante uma grande economia ao longo do tempo, seja na redução de trabalho da equipe como também na obtenção de resultados satisfatórios.

Trata-se de um investimento com retorno garantido. Contudo, deixo um alerta sobre os softwares cujos dados de sua empresa ficam sob a guarda do desenvolvedor ou que sua empresa fique vinculada sempre ao desenvolvedor, o que geralmente ocorre nos aplicativos web, já que sua empresa não terá uma licença de uso e sim um acesso condicionado ao pagamento de uma mensalidade de utilização do site. Nesse caso, o acesso é encerrado quando sua empresa deixa de pagar a mensalidade por qualquer motivo, inclusive pelo encerramento das atividades do próprio site do desenvolvedor, fato pouco considerado no momento de escolher tais softwares. Por este e outros motivos sempre recomendamos que sejam escolhidos os softwares para desktop com banco de dados no servidor de sua empresa (cliente).