O Hoje e o Amanhã da ISO9001
Sócio Diretor da HC Consultoria Empresarial
21 de janeiro 2021
A ISO 9001 Está Virando um “Modismo Ultrapassado”?
Muitos se enganam ao pensar que as normas ISO deixaram de ser importantes ou se tornaram pouco atrativas e úteis às empresas. Esta percepção equivocada pode estar relacionada a queda recente do número de empresas certificadas ou que obtiveram a primeira certificação.
Esta redução possui algumas explicações, mas podemos atribuir este declínio recente à pandemia, onde várias empresas em processo de implantação ou pensando em implantar a norma, precisaram concentrar seus esforços na sobrevivência.
Porém, em uma análise um pouco mais profunda, detectamos que muitas das empresas que encerraram suas atividades, não possuíam sistemas de gestão eficazes e bem estruturados que permitissem diagnósticos e análises precisas, com ações rápidas para enfrentar situações complexas, bem como mecanismos para identificar e tratar riscos e oportunidades externas conforme a NBR-ISO9001-2015.
Neste sentido, as empresas com tais mecanismos devidamente implantados puderam obter melhores resultados e se manter no mercado ou mesmo ampliá-lo. Muitas cresceram, nesse período ruim da economia mundial, por estarem mais preparadas e a ISO 9001 certamente foi uma grande aliada.
Um dado interessante e que talvez possa em breve alterar tais números é que foram abertas mais de 2.7 milhões de novas empresas no Brasil no segundo quadrimestre de 2020, contra cerca de 680 mil que fecharam as portas no mesmo período (fonte: Agência Brasil – Matéria completa Aqui).
Porque implantar a ISO 9001?
Esta norma se tornou obrigatória para empresas exportadoras. Sem ela é muito difícil ou até impossível vender fora do país. A avaliação de fornecedores das grandes empresas também contempla esta certificação, onde sua falta pode ser um fator de desqualificação.
Contudo, o principal objetivo desta norma é permitir que as empresas se tornem mais eficazes, organizadas, produtivas e principalmente lucrativas, através do planejamento, identificação de problemas, prevenção e correções permanentes.
Uma empresa bem orientada e estruturada, sob a ISO 9001, terá grande vantagem competitiva, além de maior produtividade e comprometimento de seus colaboradores. Porém, uma empresa com a mesma norma implantada, mas mal orientada, com conceitos arcaicos e processos burocráticos, poderá ter o resultado oposto.
Qualidade, ao contrário do que muitos pensam, não se trata de um produto ou serviço ser melhor ou pior que o outro, mas sim de que todas as diretrizes e especificações definidas para ele estão sendo cumpridas e o resultado esperado está sendo entre ao cliente. Por isso, no tocante a qualidade, não se pode comparar laranja com beringela, mas se o que o cliente deseja está sendo fornecido como foi pactuado nas especificações.
Nota: A principal diferença entre empresas bem estruturadas com ISO 9001 e as outras, seja com ou sem a ISO, é que as bem estruturadas tem mais chances de sobreviver a momentos difíceis e situações imprevistas, como a atual pandemia COVID-19 por exemplo. Enquanto muitas empresas fecharam, um número maior delas pôde se adaptar rapidamente, mudar rumos e até aproveitar as oportunidades que todo momento difícil oferece.
Quais os passos para obter a certificação ISO 9001?
Quanto tempo demora essa implantação?
Em média de 12 à 18 meses, mas isso vai depender de alguns fatores, tais como:
O primeiro e mais completo software criado para esta finalidade há mais de 28 anos no mercado é o HCSGI, desenvolvido e atualizado permanentemente por nossa empresa. Ele Expande as fronteiras da gestão eficáz e colaborativo. Em sua versão 7, além da interface em 03 idiomas (português, inglês e espanhol), possui mais de 450 relatórios gerados por filtros específicos e muitos módulos complementares e exclusivos que seriam aplicativos separados na maioria dos softwares concorrentes como:
Nos próximos anos o mercado se tornará cada vez mais exigente e seletivo. Assim as empresas mais qualificadas e adaptáveis sobreviverão a tamanha concorrência e futuras mudanças.
Muitos se enganam ao pensar que as normas ISO deixaram de ser importantes ou se tornaram pouco atrativas e úteis às empresas. Esta percepção equivocada pode estar relacionada a queda recente do número de empresas certificadas ou que obtiveram a primeira certificação.
Esta redução possui algumas explicações, mas podemos atribuir este declínio recente à pandemia, onde várias empresas em processo de implantação ou pensando em implantar a norma, precisaram concentrar seus esforços na sobrevivência.
Porém, em uma análise um pouco mais profunda, detectamos que muitas das empresas que encerraram suas atividades, não possuíam sistemas de gestão eficazes e bem estruturados que permitissem diagnósticos e análises precisas, com ações rápidas para enfrentar situações complexas, bem como mecanismos para identificar e tratar riscos e oportunidades externas conforme a NBR-ISO9001-2015.
Neste sentido, as empresas com tais mecanismos devidamente implantados puderam obter melhores resultados e se manter no mercado ou mesmo ampliá-lo. Muitas cresceram, nesse período ruim da economia mundial, por estarem mais preparadas e a ISO 9001 certamente foi uma grande aliada.
Um dado interessante e que talvez possa em breve alterar tais números é que foram abertas mais de 2.7 milhões de novas empresas no Brasil no segundo quadrimestre de 2020, contra cerca de 680 mil que fecharam as portas no mesmo período (fonte: Agência Brasil – Matéria completa Aqui).
Porque implantar a ISO 9001?
Esta norma se tornou obrigatória para empresas exportadoras. Sem ela é muito difícil ou até impossível vender fora do país. A avaliação de fornecedores das grandes empresas também contempla esta certificação, onde sua falta pode ser um fator de desqualificação.
Contudo, o principal objetivo desta norma é permitir que as empresas se tornem mais eficazes, organizadas, produtivas e principalmente lucrativas, através do planejamento, identificação de problemas, prevenção e correções permanentes.
Uma empresa bem orientada e estruturada, sob a ISO 9001, terá grande vantagem competitiva, além de maior produtividade e comprometimento de seus colaboradores. Porém, uma empresa com a mesma norma implantada, mas mal orientada, com conceitos arcaicos e processos burocráticos, poderá ter o resultado oposto.
Qualidade, ao contrário do que muitos pensam, não se trata de um produto ou serviço ser melhor ou pior que o outro, mas sim de que todas as diretrizes e especificações definidas para ele estão sendo cumpridas e o resultado esperado está sendo entre ao cliente. Por isso, no tocante a qualidade, não se pode comparar laranja com beringela, mas se o que o cliente deseja está sendo fornecido como foi pactuado nas especificações.
Nota: A principal diferença entre empresas bem estruturadas com ISO 9001 e as outras, seja com ou sem a ISO, é que as bem estruturadas tem mais chances de sobreviver a momentos difíceis e situações imprevistas, como a atual pandemia COVID-19 por exemplo. Enquanto muitas empresas fecharam, um número maior delas pôde se adaptar rapidamente, mudar rumos e até aproveitar as oportunidades que todo momento difícil oferece.
Quais os passos para obter a certificação ISO 9001?
- Definir o método de implementação mais adequado para sua empresa;
- Definir uma equipe para implantação;
- Diagnosticar os processos e planejar o sistema;
- Envolver seus colaboradores;
- Implementar os requisitos da norma;
- Executar uma auditoria interna;
- Corrigir os pontos falhos detectados, e
- Contratar o organismo para realizar a auditoria de certificação.
Quanto tempo demora essa implantação?
Em média de 12 à 18 meses, mas isso vai depender de alguns fatores, tais como:
- Nível de organização de sua empresa
- Comprometimento e empenho de seus colaboradores;
- Escopo definido para certificação;
- Tamanho e complexidade da empresa (unidades e dependência de diretrizes de outros países);
Contudo, um grande aliado na implantação são os softwares específicos para gestão das normas que podem, na maioria dos casos, reduzir este tempo e permitir a certificação no prazo de 08 meses, uma vez que descentralizam tarefas, automatizam processos, simplificam os controles e reúnem quase todos os dados da gestão em um único local com poucos cliques do mouse. Nesse cenário há 3 grupos de aplicativos:
- Modulos independentes - Cada módulo é um aplicativo o que gera maior investimento e trabalho, tanto de utilização como de manutenção;
- Web - Disponíveis através de sites onde a empresa fica permanentemente dependente do desenvolvedor e seus dados não estão sob sua guarda, podendo ser acessados indevidamente por terceiros (provedor de hospedagem, desenvovedor, etc), e
- Desktop - Trata-se do software mais seguro e acesso mais rápido, uma vez que todos os dados estão em poder e guarda de sua empresa em seu próprio servidor, além de não ficarem sujeitos a falta de acesso por falha na internet.
O primeiro e mais completo software criado para esta finalidade há mais de 28 anos no mercado é o HCSGI, desenvolvido e atualizado permanentemente por nossa empresa. Ele Expande as fronteiras da gestão eficáz e colaborativo. Em sua versão 7, além da interface em 03 idiomas (português, inglês e espanhol), possui mais de 450 relatórios gerados por filtros específicos e muitos módulos complementares e exclusivos que seriam aplicativos separados na maioria dos softwares concorrentes como:
- PESG - Planejamento Estratégico do Sistema de Gestão da Qualidade;
- Gestão de Reuniões - Permite gerir todas as reuniões de sua empresa, sejam de ACD (Análise Crítica pela Direção) como as gerenciais (CIPA, Assembléias, vendas, etc.) com geração automática da pauta, ATAS e lista de presença;
- PAD - Programa de Avaliação de Desempenho (modelos 360º e Avaliação Direta);
- Conhecimento Organizacional - Reúne todas as experiências dos colaboradores e que geralmente não são documentadas em procedimentos;
- Gerenciador de Auditorias - Permite programar e gerenciar todo o planejamento e execução das auditorias;
- Programação de Treinamentos - Permite o controle e gestão sobre os treinamentos, desde a programação, envio eletrônico de convocação, lista de presença e avaliação da eficácia, permitindo assim o acompanhamento dos resultados pelos superiores imediatos. Também permite criar autotreinamentos para funcionários específicos;
- Divulgação da Política Online - Sem necessidade de materiais impressos e custos desnecessários;
- Controle de Documentos - Controla qualquer documento, internos ou externos, inclusive CNH, Alvarás, Laudos e Legislações por exemplo. Os documentos podem ser anexados ao banco de dados ou linkados de pastas do servidor;
- Autotreinamento - É um sistema automático e configurável para notificar e permitir que os colaboradores façam o próprio treinamento nas revisões de cada documento aprovado e de seu uso;
- RNC - Registro de Não Conformidades que inclui: ação imediata, análise, plano de ações interdepartamental, acompanhamento, anexo de evidências e verificação final da eficácia;
- Reclamação de Clientes - Possui tratamento especial dentro do RNC;
- ROM - Registro de Observações e Melhorias, o processo é quase idêntico ao RNC;
- Controle de Registros - Permite controlar a geração, guarda e destruição de todos os registros gerados;
- Resumo de Pendências - Pode ser acessado a qualquer instante com um clique para visualizar as pendências pessoais ou de seu departamento;
- Indicadores dos Módulos do HCSGI - Sistema que gera gráficos configuráveis e exporta imagem no formato PNG de vários dados e módulos do sistema;
- LAIA - Levantamento dos Aspectos e Impactos Ambientais destinado à norma ISO 14001;
- Descrição de Cargos - Totalmente detalhada e muito completa, está integrada com a avaliação de desempenho através das Habilidades e Atitudes e seu respectivo grau de importância, bem como define os treinamentos obrigatórios de cada cargo;
- Treinamentos Recorrentes - Permite configurar e gerar notificações dos treinamentos recorrentes em cada mês;
- Notificações - Vários módulos e rotinas possuem sistema de notificações que devem ser habilitados/configurados em tela específica com acesso específico do administrador do sistema;
- Evidências - Vários módulos permitem anexar evidências, inclusive o cadastro de colaboradores onde todos os documentos podem ser anexados evitando visitas ao RH ou arquivos físicos durante auditorias, com um ganho considerável de tempo.
Nos próximos anos o mercado se tornará cada vez mais exigente e seletivo. Assim as empresas mais qualificadas e adaptáveis sobreviverão a tamanha concorrência e futuras mudanças.